¿Cómo estamos gente exitosa? Hoy quiero daros 12 consejos para ser más productivo y eficaz en el trabajo.
El motivo de darte estas herramientas para ser más productivo es que el mundo donde vives es muy competitivo en todos los ámbitos pero, sobre todo, en el mercado laboral.
De entre las infinitas cualidades que se suelen apreciar y exigir en las compañías, una de las que se tiene más en cuenta es la eficiencia y la productividad del sujeto.
La eficacia y la productividad, ya sea en el trabajo o en cualquier otra faceta de tu vida, depende de muchos factores.
La motivación que le pongas al desempeño de la tarea es un factor muy importante, pero no el único.
También debes tener en cuenta tu capacidad de concentración y organización, tu capacidad para reaccionar y aceptar ciertos cambios o el manejo a la hora de realizar las tareas.
Las estrategias para ser más productivo son muchas, intenta ir implementándolas en tu jornada de manera paulatina.
Indice
Los 12 tips que no puedes olvidar para aumentar tu productividad y eficacia
¿Sientes que el tiempo no te rinde y que a tu día le faltan horas?
¿Te gustaría saber como poner remedio a tus problemas con el tiempo mediante estos 12 consejos y llegar a ser productivo y eficaz?
Con estos pasos para ser más productivo conseguirás la eficacia en el trabajo que tanto buscas.
Por ello, te recomiendo poner a prueba estos tips, los cambios te sorprenderán y además te harán tomar nuevas rutinas como ser más productivo y eficiente.
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Evitar procrastinar
Si pretendes incrementar tu eficacia y productividad, lo primero que debes hacer es organizarte.
Debes de ser capaz de adaptarte a los cambios, aunque sean drásticos y cambien tu día a día por completo de un momento a otro.
Por ello, es importante que tengas una idea clara sobre a que vas a dedicar tu tiempo y cómo lo vas a invertir.
Te recomiendo usar una lista de tareas pendientes si lo necesitas, así evitarás agobios.
No olvides tener en cuenta que siempre aparecerán imprevistos, por este motivo es fundamental contar con este detalle a la hora de planificar tu tiempo.
Lo ideal es que a tu cálculo de tiempo aproximado le añadas un 20% extra del tiempo que calcules.
Siempre van a aparecer imprevistos que debes tener en cuenta a la hora de planificar tu día, recuerda que:
- Algo puede durar más de lo planeado.
- Salir mal.
- Surgir otras tareas intermedias a realizar.
Debido a todo esto, no debes ir dejando cosas por detrás para hacer mañana u otro día, porque así nunca encontrarás el momento oportuno para dedicarte a ellas.
Siguiendo este consejo, podrás llegar a ser más productivo optimizando tu tiempo.
Puedes ver un video en mi canal donde hablo sobre como dejar de procrastinar y las consecuencias que te puede acarrear esta mala costumbre.
Se trata de no posponer las tareas pendientes para más adelante, ya que puede ser el caso de que después no tengas tiempo suficiente para llevarlas a cabo de manera correcta.
Lo aconsejable es hacerlas con tiempo suficiente para darle más calidad al trabajo.
Además, con esta práctica podrás poner en marcha proyectos de equipo y conseguir un margen de maniobra mayor.
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Organizar tu lugar de trabajo
Adecuar tu lugar de trabajo es fundamental, debido a que es habitual que las prisas a la hora de hacer las diferentes tareas, hacen que la zona de trabajo esté desordenada.
Sin embargo, debes ser más productivo y organizado, además de saber tomar conciencia sobre lo que puedes hacer para mejorar tu entorno laboral.
No solo debes tener en cuenta los espacios físicos, sino también prestarle atención a los virtuales tales como bandejas de entrada, carpetas, bases de datos…
Algunos cambios que puedes hacer para organizar tu espacio de trabajo son los siguientes:
- Librarte de todos los post-its y papeles que ya no te hacen falta.
- Tener al alcance de tu mano los materiales que más usas.
- Cambiar el lugar de tu mesa para no distraerte
Si te esfuerzas por mantener un cierto orden, ahorrarás tiempo en el momento de buscar los datos o documentos que necesites.
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Fijar los objetivos de tu jornada
Organizar tus tareas de la jornada para fijarte unos objetivos es de vital importancia, pero, debes saber priorizar lo más urgente.
Una vez que sepas la tarea por la que debes comenzar, debes planificar tu tiempo de manera realista.
De esta manera, podrás a hacer un seguimiento de todo lo que has completado y lo que te queda pendiente.
Así, podrás cumplir las metas propuestas y aumentar tu satisfacción por alcanzar tus objetivos.
No obstante, se suele comenzar la rutina diaria sin saber de manera exacta que es lo que se hará a lo largo del día.
Por este motivo, se llega a la falta de planificación y es la que se encarga de dar sentido de urgencia a todo aquello que introduzcas en tu lista de tareas.
El motivo es que estás aceptando más trabajo del que en realidad puedes terminar en un día.
Por ello, te recomiendo seguir un hábito para ser más productivo y dedicar un día a la semana para que puedas hacer un planning semanal.
Lo ideal, es que anotes en una lista los proyectos y tareas que debes llevar a cabo a lo largo de cada jornada.
De esta manera ganarás tiempo para ser más eficaz y aumentar tu productividad.
Te recomiendo este video de mi canal para que puedas entender de mejor manera a diferenciar lo que es urgente o importante.
Aprovecha este consejo para ser productivo y déjate sorprender con tus resultados.
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Afronta lo más difícil al principio
Tal como dijo Mark Twain: Si te tienes comer una rana, hazlo a primera hora de la mañana, así todo lo que comas después será más agradable y sabroso.
Pues, igual con las tareas, primero debes ocuparte de lo más complejo, así todo lo que hagas después, será más sencillo y llevadero.
Normalmente, la capacidad de concentración y la energía son más altas al comienzo de tu jornada laboral.
Es por ello que en ese momento te resultará más fácil completar las tareas más difíciles, en cambio, si lo dejas para el final de la jornada tu cansancio será mayor.
Como consecuencia de ello, tu mente no estará tan preparada para hacer frente a los retos de gran dificultad.
Esa es la razón por la que deberías ir disminuyendo la dificultad de tus tareas a medida que vayas avanzando en la jornada.
Con estos tips para ser más productivo, verás como cambia a mejor tu ámbito laboral.
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Evita la multitarea
Te encuentras frente a la pantalla de tu ordenador con un documento en blanco, tienes que escribir el reportaje y completar aquel informe mientras coges una llamada.
Pones la llamada en manos libres y respondes siete WhatsApp mientras miras las notificaciones del Twitter y la bandeja de entrada de tu email, sin olvidarte de responder al compañero que se acerca.
Mientras el compañero te da los buenos días y te habla, la conversación te recuerda esa cita médica que tienes pendiente y que tu seguro del hogar está a punto de caducar.
¿Te suena esta situación? ¿Te ves reflejado?
Cada vez nos imponemos o nos exigen llevar a cabo más cosas de manera simultánea o, al menos, eso creemos, porque la realidad, es que la multitarea no existe.
Así lo afirma Pablo Eguía, vocal y neurólogo de la Sociedad Española de Neurología, quien explica que lo que hacemos realmente es un cambio de tarea o taskswitching.
Lo cierto es que cambiamos tan rápido de tarea que llegamos a pensar que podemos hacer dos o más cosas a la vez.
Pero, es totalmente falso, ya que al empezar una, estás parando la otra, además de perder productividad hasta en un 40% según las afirmaciones de Eguía.
Además, existen infinitas posibilidades tecnológicas que fomentan la simultaneidad de tareas, algo que normalmente no suele resultar productivo.
El motivo es que provoca que tus esfuerzos se dividan y no puedas poner el 100% de tu concentración en ninguna de las tareas.
Para afrontar de forma correcta este quinto objetivo, existe una técnica que se llama de la tarjeta roja, de la cual te dejaré un enlace en el siguiente consejo.
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Realiza pausas controladas
Al aumentar la carga de trabajo se suele pensar que suprimiendo o reduciendo los descansos ayuda a ahorrar tiempo.
Si sueles tener esa manera de pensar, déjame decirte que estás equivocado, ya que la calidad y el rendimiento de tu trabajo será superior si te concedes varias pausas.
Las pausas controladas sirven para despejar tu mente, retomar tus tareas de forma más eficaz y minimizar el estrés.
Para que esta técnica tenga efecto, estas paradas deben ser breves, pero, con tiempo suficiente para que resulte efectiva.
A continuación quiero presentarte una técnica para que puedas encender mejor de que manera debes hacer estos descansos.
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Principio de Pareto
También se suele conocer como la regla del 80/20 y, se trata de una técnica muy sencilla de llevar a cabo.
Para que la puedas entender de manera más clara, en este enlace podrás ver un vídeo de mi canal donde te la explico mejor, además también podrás ver la técnica de la tarjeta roja.
El resumen de este principio es entender que debes dedicar el 20% de tu tiempo a realizar el 80% de tu trabajo.
De esta manera, estarás eliminando las tareas más rápidas y sentirás que estás logrando mucho más.
Cuando sepas llevar a cabo este principio, estarás preparado para dedicar tu concentración y tiempo a ejecutar la mayor parte del trabajo del día.
Es decir, hacer el 20% del trabajo para el que necesitas el 80% del tiempo.
La regla de los dos minutos
La regla de los dos minutos puede aumentar tu productividad a niveles muy altos, consiguiendo que tus proyectos avancen.
Trabajando bajo estas reglas podrás evitar sobrecargarte de muchas pequeñas cosas.
El método Get Things Done de David Allen es la base de la regla de los dos minutos.
Este método afirma que en vez de establecer prioridades, debes efectuar tareas específicas conformes a cada proyecto.
El objetivo que tiene la regla de los dos minutos es que consigas dejar de pensar y sobrecargar tu cerebro al recordar todo lo que tienes que hacer y, comiences a hacerlo.
Si quieres, puedes ver este vídeo de mi canal para entender la regla de los dos minutos más fácilmente.
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Aprende a decir no
No saber negarte a las peticiones puede llegar a ser uno de los mayores enemigos para las personas productivas.
Puede que la generosidad salga sola por los poros de tu piel, pero si antepones siempre la satisfacción de los demás a la tuya propia, no estarás viviendo tu vida, sino, la de otras personas.
Al actuar de esta manera, estarás entrando en un círculo vicioso donde cada vez te encuentras con más cosas por hacer.
Lo más curioso, es que mucha de estas cosas que te has comprometido a hacer para los demás, ni tan siquiera tienen un verdadero valor para ti.
Como consecuencia, entrarás en un nivel de estrés muy elevado que es totalmente innecesario si aprendes a negarte a las cosas que no te pertenecen.
Al tomar más tareas de las que puedes ejecutar, dejarás de hacer aquellas que si debes llevar a cabo perdiendo la concentración y tardando más tiempo cuando las retomes.
Por ello, es tan importante que aprendas a decir no, con esto no estarás demostrando falta de educación y mucho menos, si a la negación le añades una explicación.
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Acepta responsabilidades
Cuando aceptas responsabilidades, tienes la oportunidad de involucrarte en nuevos proyectos donde podrás explotar tu potencial.
No olvides que los proyectos más relevantes aumentarán tu motivación, ya que te enfrentarás a desafíos nuevos y más estimulantes.
De esta manera, trabajarás con más ganas, contribuyendo de forma positiva a tu productividad.
Por el contrario, si aceptas proyectos que te ahoguen, en vez de sumar lo único que conseguirás es agobiarte y no sacar lo mejor de ti, restándole calidad al proyecto.
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Trabaja en equipo
Existe un problema que es muy común que va en contra de la productividad y eficacia en el trabajo.
Me estoy refiriendo al bloqueo en el momento de completar las tareas y, la solución es tan sencilla como pedir opinión a tus propios compañeros.
De esta manera, podrás contar con nuevas ideas, convirtiéndose en una solución de lo más eficaz.
Trabajando en equipo, podrás continuar con tus tareas de manera fluida a la misma vez que estás generando vínculos útiles y productivos para el equipo de trabajo de cara a un futuro próximo.
Si quieres saber como ser más eficiente y productivo, ya sabes un consejo más, ¡aprovéchalo!
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Desconecta del trabajo
Si tu intención es saber como empezar a ser más productivo, intenta desconectar cuando sales de tu trabajo, olvídate de mirar correos, despréndete del teléfono.
Ese tiempo es para ti, ¡gózalo!
Disfruta de tu tiempo libre, pásalo con tu familia, amigos o empléalo en lo que prefieras, siempre que no esté relacionado con tu ámbito laboral.
Es cierto que las nuevas tecnologías te permiten estar conectados con todo el mundo en cualquier momento.
También es verdad que esto te ofrece muchas ventajas, aunque a la misma vez te dificulta mantenerte alejado del trabajo durante tu tiempo de descanso.
Lo ideal es que recuerdes que siempre que estés fuera del trabajo, tu mente debe estar apartada de las obligaciones laborales.
De esta manera podrás evitar desgastarte del trabajo extra que pueda llegar.
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Descansar bien
Descansar bien es sentir que has dormido lo suficiente dándole mucha importancia a la calidad del sueño.
El motivo es que cuando descansas te revitalizas, tu cuerpo se repara y se activan nuevas funciones de tu organismo.
Dormir las ocho horas que aconsejan los expertos para que la mente y el cuerpo se recuperen del desgaste de la rutina diaria y puedan hacer frente a la siguiente jornada.
Si consigues regular tu descanso diario, podrás notar como completas las tareas de una manera más efectiva y fluida.
Ahora que ya tienes los 12 consejos para ser más productivo y eficaz en el trabajo, solo te queda ponerlos en práctica. ¡A por todas!
Te dejo un vídeo titulado: Cómo ser más productivo y eficaz en el trabajo: 12 consejos prácticos. de nuestro canal de Youtube, que dicho de paso puedes aprovechar para suscribirte al canal ¡Es gratis!
Mi nombre es José María López Pérez, soy coach certificado y te acompaño para qué seas más eficiente y aumentes tu productividad a través del coaching. Si quieres, ¿hablamos?
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